In queste giornate, ancora festive ma non inattive, sto lavorando per organizzare al meglio le attività di gennaio.
Come vi avevo già raccontato, la mia vita è cambiata non poco dalla fine del 2014 e mi trovo adesso a rivedere, nel modo più efficiente possibile la mia giornata lavorativa, così da poter far fronte ai lavori che fortunatamente ho già in cantiere, oltre a dar spazio a quanto di nuovo arriverà.
Ora, una delle prime problematiche che ho dovuto affrontare è la gestione del tempo.
Trovarsi improvvisamente ad avere una giornata intera per organizzare il proprio lavoro in autonomia, non è sempre sinonimo di maggior efficienza. Anzi, a volte si arriva alla fine della giornata, frustrati dalla consapevolezza che molte ore sono state sprecate per aver voluto seguire troppe attività, portandone a termine pochissime.
Serve quindi un piano per gestire bene il tempo e non farsi distrarre dalle tante cose che potremmo fare online.
A chi non è successo di iniziare la giornata lavorativa con una sfilza di finestre del browser aperte su notizie che avevano attirato la nostra attenzione, notifiche di Social, email e messaggi sul cellulare, ad interrompere continuamente la nostra concentrazione?
Ecco quindi che ci organizziamo con tools per l’aggregazione delle news, gestione dell’agenda lavorativa, e quant’altro, utilissimi all’uso per il quale sono stati pensati, ma non sempre decisivi per ottimizzare il nostro tempo.
Per questo dobbiamo fare uno sforzo in più. Facendo queste riflessioni ho avuto modo di riscoprire la tecnica del pomodoro. Mi ero già imbattuta in questa interessante tecnica tempo fa, ripromettendomi di metterla in atto, proposito poi lasciato nel dimenticatoio.
Ma di che cosa si tratta?
La Pomodoro technique, se ben applicata, è ritenuta un toccasana per chi lavora in ambito web in quanto aiuta a mantenere sotto controllo i compiti da svolgerenel corso della giornata e, al tempo stesso, separare nettamente lavoro e relax.
La tecnica del pomodoro, ideata alla fine degli anni ’80 dall’italiano Francesco Cirillo, è una semplice strategia che può aiutarci a gestire meglio il tempo e la nostra capacità di concentrazione.
Sostanzialmente la tecnica consiste nel dividere il proprio tempo lavorativo insezioni da 25 minuti, intervallati da brevi pause di relax di 5 minuti. Dopo aver compilato una lista di priorità da svolgere si utilizzano i pomodori (gli intervalli di tempo da 25 minuti) per concentrare i propri sforzi nel portare a termine il lavoro che ci si è prefissati di realizzare. Ogni 4 pomodori, Cirillo consiglia di fare una pausa più lunga di 10-15 minuti.
Una volta appresa la tecnica, basterà applicarla a tutti i nostri impegni, utilizzando come misuratore un timer da cucina, Cirillo ne ha utilizzato uno a forma di pomodoro, da qui il nome della tecnica.
Ovviamente la metodologia è un po’ più complessa di come l’ho descritta io, vi consiglio di scaricarvi il manuale dal sito, in qualsiasi caso i passaggi fondamentali sono i seguenti:
- Monitorare quanti pomodori servono per riuscire a portare a termine un lavoro specifico
- Imparare a proteggere il tuo tempo dalle distrazioni esterne
- Stimare lo sforzo della attività, quindi capire quanti pomodori riusciamo a sostenere per una specifica attività.
- Rendere più efficace il pomodoro utilizzando i 25 minuti per analizzare il nostro lavoro e fare il punto della situazione.
- Definire un calendario ideale, suddividendo il tempo della mattina e del pomeriggio in modo da ottimizzare l’utilizzo dei pomodori nei vari giorni della settimana.
Bene, mi sembra di avervi detto tutto il necessario per provare questa tecnica e cercare di migliorare la vostra produttività.
Inoltre, per completezza di informazioni (e per chi ritenesse un po’ ridicolo utilizzare il timer da cucina per monitorare il proprio tempo) vi segnalo un post di Cinzia Di Martino, con il quale ci consiglia un’app per Chrome che ci permette di definire intervalli da 25, 30, 35 o 40 minuti con pause di 5, 10 o 15 minuti.
Si chiama TimeDoser e potrete installarla da qui.
Ora il pomodoro impostato per questo post sta per scadere!
E voi che tecniche utilizzate per ottimizzare la gestione del vostro tempo?
